E-mail heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop wij met elkaar communiceren. Goedkoop, direct en altijd toegankelijk via de computer, telefoon of tablet. Niet alleen voor de informele communicatie, maar ook voor de formele communicatie wordt e-mail steeds meer gewoon. Hierdoor is dit een belangrijk communicatiekanaal geworden. Maar hoe zorgt u ervoor dat deze vorm van communicatie op een effectieve manier wordt ondersteund?
Over het gebruik van e-mail als communicatiemiddel moet goed worden nagedacht. Op welke manier gaat uw organisatie dit gebruiken? Er komen veel vragen op uw organisatie af. Is er bijvoorbeeld één e-mailhandtekening voor de hele organisatie, of zijn er verschillen per afdeling/label? Moet er verschil gemaakt worden tussen externe- en interne e-mail, tussen een nieuw e-mailbericht en een te beantwoorden e-mailbericht? Worden verschillende talen ondersteund en is integratie met sociale media mogelijk? Er zijn diverse mogelijkheden, maar het is belangrijk om eerst te bepalen waar uw organisatie behoefte aan heeft.
Wanneer u dit allemaal weet, is de volgende stap om te bepalen op welke manier u dit binnen uw organisatie gaat ondersteunen. Hieronder volgen drie mogelijkheden:
Optie 1: Instructie aanbieden aan gebruikers
Op uw intranet of via e-mail kunt u een instructie verspreiden hoe gebruikers een e-mailhandtekening kunnen maken en instellen. Het voordeel is dat u op een snelle manier, zonder kosten, uw e-mailhandtekening heeft verspreid. Er kleven echter veel nadelen aan deze oplossing.
In eerste instantie lijkt het goedkoop, maar niet alle gebruikers zijn even computervaardig. Hierdoor kost het instellen van de e-mailhandtekening veel tijd (bijvoorbeeld: 10 minuten x 2000 gebruikers is meer dan 300 uur), niet alle gebruikers zijn even nauwkeurig, voegen hun eigen creativiteit toe of vergeten de e-mailhandtekening in te stellen, complexere e-mailhandtekeningen met logo’s en koppelingen zijn niet mogelijk, ook controle op de e-mailhandtekening en wijzigingen zijn moeilijk door te voeren. Toch is deze oplossing niet aan te raden omdat u mogelijk meer toegevoegde waarde kunt halen uit andere geboden oplossingen. Deze manier biedt geen structurele oplossing en u haalt niet het maximale uit uw e-mail communicatie.
Optie 2: Centraliseren via uw mailserver
Er zijn verschillende oplossingen om uw e-mailhandtekening automatisch te laten instellen op uw mailserver. Wanneer u een e-mail verstuurd wordt er op de mailserver automatisch een handtekening toegevoegd, bijvoorbeeld met een disclaimer. U ziet deze handtekening niet, maar de ontvanger van de e-mail, wel. Deze toepassing kent uitgebreide mogelijkheden om de handtekening aan te passen op basis van uw afdeling/label, en zijn complexe handtekeningen ook mogelijk. Deze oplossing zorgt er ook voor dat uw e-mailhandtekening wordt ondersteund op uw tablet en telefoon. U hoeft hiervoor geen software te installeren. Houdt u er wel rekening mee dat via deze optie de gebruiker het eindresultaat niet ziet waardoor de e-mail niet altijd correct is. Er kan geen onderscheid gemaakt worden tussen formele- en informele e‑mail, of keuze uit verschillende handtekeningen. Ook kan geen onderscheid/ verschil gemaakt worden tussen nieuwe en het beantwoorden van e-mailberichten.
Met deze optie kunt u op een eenvoudige en goedkope manier uw e-mailhandtekening binnen uw organisatie beheren. Echter, alleen wanneer dit voor uw organisatie geen nadelige gevolgen heeft. Wanneer u uw e-mailcommunicatie uitgebreid wilt ondersteunen met bijvoorbeeld standaard e-mail, dan is deze optie minder geschikt.
Optie 3: Integratie in uw mail applicatie
De derde mogelijkheid is een integratie binnen uw eigen e-mailapplicatie, bijvoorbeeld Microsoft Outlook. De handtekeningen wordt centraal gedefinieerd en automatisch binnen uw e-mailapplicatie aangemaakt of gewijzigd. Hiermee heeft u dezelfde functionaliteiten als in optie 2. Daarnaast ziet u direct het eindresultaat, kunt u onderscheid maken tussen formele- en informele handtekeningen en nieuwe of te beantwoorden e-mailberichten. Er kan ook gebruik gemaakt worden van allerlei standaard e-mails. Er zal dan wel extra software geïnstalleerd moet worden.
Met deze optie heeft u een uitgebreide oplossing voor het beheren van de e-mailcommunicatie binnen uw organisatie. U kunt op een eenvoudige manier ook standaard e-mailcorrespondentie toevoegen, waardoor uw gebruikers nog effectiever kunnen werken. Daarbij kunt u heel gericht belangrijke evenementen en/of producten onder de aandacht brengen. Op deze manier haalt u het maximale uit uw e-mailcommunicatie.
Meer weten?
U kunt op meerdere manieren uw e-mailcommunicatie beheren. Elke mogelijkheid heeft zijn eigen voor- en nadelen. Wilt u advies? Neemt u dan contact op met Thije de Hollander zodat u inzicht krijgt in de best passende oplossing voor uw organisatie.
