Document management systeem en het beheren van documentstromen

Een document management systeem – of kortweg DMS – is een systeem dat wordt gebruikt om documenten elektronisch op te slaan. Met als doel om meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten te creëren.

Zo zijn er oplossingen om documenten en bestanden veilig te delen, volgen en analyseren binnen en buiten je organisatie. Ook kun je snel zoeken op trefwoorden binnen bepaalde documenten, waardoor je dus niet veel tijd kwijt bent met zoeken.

Versiebeheer in een document management systeem

Wanneer een document regelmatig aangepast moet worden is versiebeheer een praktische functionaliteit. Hiermee kan je namelijk zien hoe veel keer het document aangepast is en door wie. Daarnaast kunnen oudere versies bekeken worden en hersteld worden. Je hoeft dus niet meer verschillende versies apart op te slaan!

Voordelen van een document management systeem: routing en archivering

Andere voordelen van een document management systeem zijn routing en archivering. Routing zorgt er bijvoorbeeld voor dat een document langs meerdere personen gaat, waarbij iedere persoon goedkeuring kan geven. Een concept moet door persoon A dus eerst goedgekeurd worden, voordat persoon B deze kan versturen. Dit zorgt voor een efficiënte workflow. In het geval van archivering worden de documenten digitaal opgeslagen. Op die manier voldoen bedrijven, organisaties en overheden direct aan de Nederlandse Archiefwet.

Door tags en beschrijvingen toe te voegen aan de documenten, zoals auteur, documentnaam en omschrijving. Hierdoor kan je later het een stuk gemakkelijker terugvinden in het document management systeem.

Eformity integratie met DMS

Eformity heeft allerlei Application Programming Interfaces (API’s) beschikbaar om bestaande systemen – zoals bijv. Office 365, Word en Powerpoint – te koppelen aan bekende DMS-systemen die in Nederland en België gebruikt worden. Zo kunnen wij jou dagelijkse werkzaamheden nóg makkelijker maken! Ontdek met welke DMS-systemen wij een koppeling kunnen maken en jouw documentstroom nog verder kunnen optimaliseren. Neem contact met ons op. Wij vertellen je graag hoe wij jou met onze oplossingen kunnen helpen om alles uit je documentenstroom te halen!