Makkelijk aan te maken en toe te passen
Standaard tekstblokken
Organisaties die veel werken met standaard documenten en standaard tekstblokken, zullen het herkennen: medewerkers gaan uit van een bestaand document, wijzigen variabele gegevens als naam, adres en datum en versturen dit naar een nieuwe contactpersoon. Dat lijkt simpel, maar is heel foutgevoelig, vooral als de variabele gegevens op meerdere plekken in het document staan.
Maak standaard tekstblokken aan binnen Microsoft Word
Met eformity.net sla je veelgebruikte tekstblokken op een centrale plek op. Geautoriseerde gebruikers kunnen hier tekstblokken aan toevoegen en wijzigen. Daarnaast is het heel eenvoudig om er een invulscherm aan toe te voegen waarin gebruikers de variabele gegevens (naam, datum, adres, etc) invullen. Deze variabele gegevens worden vervolgens automatisch op de juiste plekken in het document geplaatst. Hiermee wordt het voor medewerkers een stuk makkelijker om standaard documenten op te stellen. En doordat zij niet uitgaan van bestaande documenten, is de kans op fouten ook meteen een stuk kleiner.
Tekstblokken aanpassen
De tekstblokken staan op een centrale plek wat het eenvoudig maakt om wijzigingen door te voeren. Wijzigen je voorwaarden? Dan hoef je dat maar op één plek door te voeren. De wijziging is daarna direct zichtbaar voor alle gebruikers en in alle sjablonen en standaard documenten die gebruik maken van de betreffende tekstblokken.
Tekstblokken in Office 365
Met eformity.net kun je ook in Office 365 met standaard documenten werken. Onderweg alleen een tablet met Office online bij je? Zolang je verbinding hebt met het internet beschik je over alle centrale tekstblokken en sjablonen en kun je ermee aan de slag.
Maak standaard documenten en e-mails door combinaties
Naast het maken van standaard teksten is het in eformity.net ook mogelijk om standaard documenten of -mails te maken die 1 of meerdere tekstblokken combineren met bijvoorbeeld een briefsjabloon of e-mailhandtekening. Zo combineer je eenvoudig verschillende blokken om met een paar klikken een op-maat-gemaakte offerte samen te stellen.