Offerte systeem: waar moet je rekening mee houden?
Versturen meerdere mensen een offerte, dan wil je dat de offertes er hetzelfde uitzien en eventueel ook direct worden opgeslagen in een document management systeem. Hoe gaat een offerte systeem te werk?
Er zijn allerlei offerte-systemen op de markt, maar als je mensen eerlijk vraagt wat ze het liefst gebruiken, dan is het toch gewoon Word of Office 365. Wij van Eformity snappen dat.
Word heeft natuurlijk valkuilen, want hoe zorg je ervoor dat iedereen hetzelfde sjabloon gebruikt? En waar worden documenten opgeslagen? Ook dat snappen we. Gelukkig kunnen we je daar bij helpen!
Slimme oplossingen
Eformity biedt allerlei oplossingen om systemen te automatiseren en te verbeteren. Zo kunnen wij intelligente Word-sjablonen maken, die het ‘lint’ van Word uitbreiden met allerlei functies. Stel, je maakt in Word een offerte voor een klant, dan kan ons systeem klantgegevens automatisch inladen uit jouw CRM-systeem en wordt een offerte gevuld met de juiste informatie. Het voordeel is dat de huisstijl en merkidentiteit bewaakt worden, want iedere offerte bevat de juiste kleuren, fonts, logo’s en teksten.
Voorkom fouten
Daarnaast kunnen aanpassingen globaal geregeld worden. Stel, het tarief van de dienstverlening gaat omhoog van 70 euro naar 75 euro per uur. Dit ga je niet op documentniveau aanpassen, want er is een risico dat een collega de nieuwe tarieven vergeet mee te nemen en dat een klant dus goedkoper uit is. Door de informatie op een hoger niveau te managen – vanuit onze online software – weet je zeker dat iedereen dezelfde tarieven communiceert en dezelfde algemene voorwaarden meestuurt.
Veilig opslaan
Een offerte wordt na het versturen ergens opgeslagen. Doe je dit lokaal, dan is er een kans dat het document verloren gaat als de computer crasht. Kies dus voor een veilige cloudoplossing. Eformity kan jouw software (Word, Powerpoint, Office 365, Outlook en Excel) koppelen aan het document management systeem. Zo hebben de juiste mensen inzicht in de documenten en kunnen ze makkelijk teruggevonden worden.
Benieuwd geworden naar onze andere slimme document-oplossingen? Neem contact met ons op! Of bel ons op 078 – 699 29 00. Wij helpen je graag met oplossingen om je documenten gemakkelijk te beheren!
