Hoe kan je een Word document opslaan als PDF?

Het omzetten van een Word-bestand naar een PDF is een veelgevraagde actie binnen elk modern bedrijf. Maar hoe kan je een Word document opslaan als PDF? Gelukkig zijn er verschillende manieren waarmee je eenvoudig een Word-document kan converteren naar een PDF. In dit artikel vertellen wij je alles wat je moet weten over dit onderwerp en vier verschillende methodes.

Waarom Word document omzetten naar PDF?

Er zijn verschillende redenen waarom je een Word-document wilt omzetten naar een PDF-bestand, maar de voornaamste reden is waarschijnlijk omdat je bij een PDF de lay-out, lettertypen en structuur vastlegt. Dit voorkomt dat tekst verspringt, elementen verschuiven of dat de stijl verandert op een ander apparaat of een andere Word-versie. Ook maakt dit de PDF moeilijk te bewerken.

Deze eigenschappen maken de PDF een ideaal type document voor bijvoorbeeld: offertes, contracten, facturen, handleidingen of whitepapers. Deze documenten moeten vrijwel altijd ongewijzigd blijven. Hierdoor kiezen veel gebruikers ervoor om hun Word-document op te slaan als een PDF en het vervolgens te archiveren of te delen met de ontvanger.

Methode 1: Word document opslaan als PDF

De eerste methode om een Word document op te slaan is PDF is letterlijk een Word-bestand opslaan als PDF. Dit is namelijk een standaardoptie binnen Word en hierdoor ook de meest gebruikelijke manier om een bestand om te zetten naar een PDF.

Word document opslaan als PDF in 6 stappen

1. Open het gewenste document in Microsoft Word
2. Ga naar het tabblad (in het lint) Bestand
3. Kies voor de optie ‘Opslaan als’
4. Selecteer de gewenste locatie
5. Kies onder de naam in het bestandsformaatmenu voor PDF (*.pdf)
6. Klik op ‘Opslaan’

Met deze methode sla je een Word-document zonder extra software of websites op als PDF. Dit maakt deze methode eenvoudig en kosteloos.

Methode 2: Exporteren als PDF (met opties)

Naast het Word-bestand simpelweg opslaan als PDF heeft Word ook de optie om het bestand te exporteren naar een PDF. Het voordeel van de exportfunctie is dat je verschillende opties krijgt bij het exporteren. Je kunt de onderstaande stappen volgen om een Word-document te exporteren als PDF:

Stappen om Word document te exporteren naar PDF

1. Open het document in Microsoft Word
2. Ga naar het tabblad ‘Bestand’
3. Klik op de optie ‘Exporteren’
4. Kies voor de optie ‘PDF- of XPS-document maken’
5. Klik op de knop om de actie te voltooien
6. Kies voor bepaalde opties en sla op

Deze methode heeft verschillende opties die je kunt kiezen tijdens het opslaan. Zo kun je alleen de gewenste selectie exporteren of metadata aan- of uitzetten.

Methode 3: Word document opslaan als PDF buiten Word

Als je geen geldige licentie hebt voor Word of om andere redenen Word niet kunt gebruiken, dan kun je gebruikmaken van externe software/tools. Er zijn verschillende alternatieven die je in staat stellen dit te doen. Hieronder vind je een aantal voorbeelden:

Alternatieven om Word document op te slaan als PDF zonder Word

1. Adobe Acrobat converter
2. Google Docs
3. LibreOffice Writer
4. Mac Pages
5. Andere converters

Het voordeel van deze methode is dat je geen Word hoeft te gebruiken bij het omzetten van het bestand naar een PDF. Wel is het nadeel dat je consistentie kunt verliezen bij het converteren van documenten met een externe tool.

Veelvoorkomende problemen bij het converteren

Jammer genoeg gaat het converteren van een Word-document naar een PDF niet altijd goed. Let na het converteren op de volgende punten:

Probleem 1: Verschoven lay-out
Het kan voorkomen dat de lay-out in de PDF verschoven is. Dit wordt veroorzaakt door onder andere losse afbeeldingen of afwijkende marges. Probeer zoveel mogelijk vaste posities te gebruiken.

Probleem 2: Slechte afbeeldingskwaliteit
Wanneer de afbeeldingen in de PDF van slechte kwaliteit zijn, kun je dit oplossen door automatische compressie uit te schakelen binnen Microsoft Word. Dit doe je door de volgende stappen te volgen:

1. Open het document
2. Ga naar het tabblad ‘Bestand’ in het lint
3. Kies voor ‘Opties’
4. Klik op ‘Geavanceerd’ in het menu
5. Vink de optie ‘Afbeeldingen in het bestand niet comprimeren’ aan
6. Klik op ‘OK’ en probeer opnieuw

Probleem 3: Pagina lopen anders
Als de pagina’s anders lopen in de PDF dan in het Word-bestand, dan is het aan te raden om binnen het Word-document het volgende te controleren: paginabreedte, sectie-eindes en headers/footers.

Probleem 4: Lettertypes worden niet goed weergegeven
Tot slot kan het voorkomen dat de lettertypen niet goed worden weergegeven. Dit komt in de meeste gevallen doordat er geen gebruik wordt gemaakt van universele lettertypen, zoals Arial, Calibri of Times New Roman. Je lost dit op door een universeel lettertype te gebruiken of het lettertype in te sluiten.

Conclusie

Het opslaan van een Word-document als PDF is een vrij eenvoudig proces, zolang je de juiste methode gebruikt. De ingebouwde functies van Microsoft zijn het meest betrouwbaar. Er zijn alternatieven, maar deze kunnen meer problemen geven. Door dit artikel weet je hoe je een document converteert, welke opties er zijn en waar je op moet letten bij het opslaan naar een PDF.