Het toevoegen van een handtekening in Word is handig wanneer je een document digitaal moet ondertekenen. Denk aan een contract, offerte, rapport of brief. Met een paar eenvoudige stappen voeg je een handtekening toe in Word, zonder dat je het document hoeft te printen of in te scannen.
In deze handleiding laten we je zien hoe je een handtekening in Word toevoegt via vier verschillende methodes: als afbeelding, met de tekenfunctie, met een digitale handtekening via certificaat én met behulp van eformity.
Waarom een handtekening in Word gebruiken?
Een digitale handtekening biedt veel voordelen:
Je bespaart tijd: geen papierwerk meer
Je voorkomt fouten of dubbel werk
Je werkt efficiënter en duurzamer
Je kunt eenvoudig ondertekenen vanaf je laptop, tablet of telefoon
Of je nu zelfstandig ondernemer bent, in een team werkt of documenten deelt met klanten: een handtekening in Word maakt het ondertekenproces makkelijker en sneller.
Methode 1: handgeschreven handtekening invoegen (als afbeelding)
Deze methode werkt voor iedereen, zonder extra software of certificaten. Je gebruikt hiervoor een gescande of gefotografeerde handtekening. Houd er wel rekening mee dat dit niet juridisch bindend is zoals een digitale handtekening met certificaat.
Stap 1: Zet je handtekening op papier
Schrijf je naam met pen op een wit vel papier.
Stap 2: Scan of fotografeer de handtekening
Zorg dat de afbeelding scherp, goed belicht en zonder schaduwen is.
Stap 3: Open je Word-document
Navigeer naar de plek in het document waar je de handtekening wilt toevoegen.
Stap 4: Handtekening invoegen in Word
Ga naar het tabblad Invoegen > Afbeeldingen > Dit apparaat… . Selecteer de afbeelding van je handtekening.
Stap 5: Pas het formaat en de positie aan
Gebruik de afbeeldingsinstellingen om je handtekening netjes te positioneren. Je kunt ook de tekst terugloop instellen op "Voor de tekst" voor meer flexibiliteit.
Methode 2: handtekening tekenen in Word
Heb je een touchscreen of werk je met een stylus? Dan kun je rechtstreeks een handtekening tekenen in Word.
Stap 1: Ga naar het tabblad ‘Tekenen’
Navigeer naar het tabblad 'Tekenen ' in Word. Zie je dit tabblad niet? Ga dan naar Bestand > Opties > Lint aanpassen en vink het tabblad ‘Tekenen ’ aan.
Stap 2: Kies een pen of marker
Selecteer een digitale pen (bijvoorbeeld een zwarte pen).
Stap 3: Teken je handtekening
Gebruik je vinger, stylus of muis om de handtekening op de gewenste plek in te tekenen.
Stap 4: Pas eventueel het formaat aan
Je kunt de handtekening verplaatsen, schalen of in een aparte laag zetten.
Methode 3: digitale handtekening met certificaat
Voor een rechtsgeldige digitale handtekening gebruik je een digitaal certificaat. Deze methode is ideaal voor officiële documenten, zoals contracten of HR-documenten.
Stap 1: Handtekeningregel invoegen
Ga naar het tabblad Invoegen > Tekst > Handtekeningregel > Microsoft Office-handtekeningregel.
Stap 2: Vul de gevraagde gegevens in
Voer je naam, functie en eventueel instructies voor de ondertekenaar in.
Stap 3: Klik op de handtekeningregel om te ondertekenen
Als je over een digitaal certificaat beschikt (bijvoorbeeld van DigiCert of KPN), kun je hier direct mee ondertekenen.
Stap 4: Bevestig de ondertekening met je certificaat
Na ondertekening wordt er een beveiligde digitale handtekening toegevoegd aan het document.
Methode 4: Handtekening invoegen met eformity
Gebruik je eformity binnen Microsoft Word ? Dan kun je automatisch een handtekening toevoegen aan documenten die je genereert op basis van sjablonen.
Hoe werkt het?
Maak éénmalig een handtekening aan en sla deze op in jouw persoonlijke eformity-account.
Voeg de handtekening toe aan het juiste sjabloon.
Wanneer je een document genereert via eformity, wordt je handtekening automatisch ingevoegd op de juiste plek.
Voordeel : Je hoeft niet telkens handmatig een handtekening toe te voegen. Dit verhoogt de snelheid en consistentie van je documenten.
Iemand anders om een handtekening in Word vragen?
Wil je dat iemand anders een document ondertekent? Dan kun je gebruikmaken van digitale ondertekenplatforms zoals ValidSign of Docusign . eformity biedt integraties met beide tools. Zo kun je direct tijdens het genereren van een document een ondertekenverzoek versturen naar de ontvanger.
Veelgestelde vragen
Hoe voeg ik een handtekening toe in Word zonder scanner?
Je kunt een handtekening tekenen met de functie ‘Tekenen’ in Word. Dit werkt goed op een touchscreen of met een muis.
Is een digitale handtekening in Word rechtsgeldig?
Ja, als je een gekwalificeerd certificaat gebruikt via de ingebouwde handtekeningregel (methode 3), is dit juridisch geldig (bijv. onder de eIDAS-regels in de EU).
Kan ik een handtekening in Word zetten op mijn telefoon?
Ja. In de Word-app kun je via het tabblad ‘Tekenen’ met je vinger ondertekenen.
Kan ik een opgeslagen handtekening hergebruiken?
Zeker. Sla je handtekening op als afbeelding (.png) en voeg deze eenvoudig opnieuw in via ‘Afbeelding invoegen’.
Werkt dit ook op Mac?
Ja. Zowel het invoegen van afbeeldingen als tekenen is beschikbaar op Word voor Mac.
