Een sterke huisstijl zorgt voor herkenning, vertrouwen en een professionele uitstraling. Maar in de praktijk is het niet altijd eenvoudig om die stijl consistent door te voeren. Verschillende afdelingen gebruiken verschillende versies van documenten, presentaties worden handmatig opgemaakt en e-mailhandtekeningen verschillen per medewerker.
Juist hier biedt huisstijlbeheer software uitkomst. In dit artikel lees je wat huisstijlbeheer software is, welke voordelen het biedt en waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste oplossing.
Wat is huisstijlbeheer software?
Huisstijlbeheer software is een digitale oplossing waarmee je alle visuele uitingen van je organisatie, zoals documenten, presentaties en e-mails, consistent vormgeeft en centraal beheert. Denk hierbij aan:
Sjablonen voor Word en PowerPoint
Standaard e-mailhandtekeningen
Beeldmateriaal zoals logo’s, kleuren en lettertypes
Herbruikbare content zoals disclaimer
Het doel van huisstijlbeheer software is om de merkidentiteit te bewaken, fouten te minimaliseren en tijd te besparen.
Waarom is huisstijlbeheer belangrijk voor je organisatie?
Zonder duidelijke richtlijnen en tools voor huisstijlbeheer, ontstaan al snel ongewenste variaties in communicatie. Denk aan:
Verouderde logo’s in presentaties
Zelfgemaakte sjablonen met verkeerde kleuren
E-mailhandtekeningen zonder disclaimer of met verkeerde contactgegevens
Dit soort kleine afwijkingen kunnen een grote impact hebben op hoe professioneel je organisatie overkomt. Een consistente huisstijl draagt bij aan:
Vertrouwen en herkenning bij klanten en partners
Professionele uitstraling op elk kanaal
Efficiënter werken en minder correcties achteraf
Sterkere merkpositionering op de lange termijn
Voor wie is huisstijlbeheer software geschikt?
Huisstijlbeheer software is waardevol voor organisaties van elke omvang, maar vooral interessant voor:
Marketing- en communicatieafdelingen die de merkconsistentie willen bewakenIT-afdelingen die sjabloonbeheer willen centraliseren en beherenHR- en salesafdelingen die snel en foutloos documenten willen opstellenInternationale organisaties die in meerdere talen communiceren
Of je nu een mkb-bedrijf bent met één marketingmedewerker, of een corporate organisatie met honderden gebruikers, een goede tool schaalt mee met je behoeften.
Wat kun je verwachten van goede huisstijlbeheer software?
Een effectieve softwareoplossing voor huisstijlbeheer biedt niet alleen standaard sjablonen, maar ook gebruiksgemak en centrale controle. Een goede huisstijlbeheer software moet in ieder geval de volgende functionaliteiten bevatten:
1. Centrale asset- en sjabloonbibliotheek
Alle documenten, presentaties en andere bestanden zijn vanuit één centrale omgeving beschikbaar. Doordat iedereen dezelfde centrale bibliotheek gebruikt, zijn de sjablonen te allen tijde up-to-date.
2. Gebruiksvriendelijke integratie
Vrijwel iedere organisatie die documenten maakt, werkt met oplossingen van Microsoft. Het is daarom belangrijk dat de huisstijlbeheer software naadloos integreert met Microsoft Word , PowerPoint , Outlook en Teams .
3. Automatische updates
Wanneer er iets verandert aan de huisstijl of aan een sjabloon, bijvoorbeeld een nieuwe kleur of aangepaste disclaimer wordt dit automatisch doorgevoerd in alle sjablonen en handtekeningen.
4. Toegangsbeheer en rechten
Niet iedereen hoeft sjablonen of handtekeningen aan te passen. Goede huisstijlbeheer software biedt beheerfuncties waarmee je rollen en rechten toekent per team of gebruiker.
5. Tijdelijke en dynamische content
Een andere handige functie is het toevoegen van tijdelijke campagnes onder e-mailhandtekeningen of het opslaan van losse contentblokken die je dynamisch kunt invoegen.
6. Koppelingen met andere systemen
Veel huisstijlbeheer oplossingen bieden integraties met bestaande platforms. Denk aan koppelingen met:
Microsoft 365 (Word, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint)CRM-systemen zoals Dynamics 365 of Salesforce
Document management systemen zoals SharePoint of Corsa
Digitale handtekeningtools zoals ValidSign of Docusign
Zorg ervoor dat de software die je kiest goed aansluit op je huidige IT-landschap.
Hoe kies je de juiste huisstijlbeheer software?
Naast de functionaliteiten is het verstandig ook op de volgende punten te letten bij het kiezen van huisstijlbeheer software:
Gebruiksgemak voor eindgebruikersBeheeropties voor adminsSchaalbaarheid voor toekomstige groeiIntegratiemogelijkheden met bestaande toolsOndersteuning en service vanuit de leverancier
Vergelijk meerdere aanbieders en vraag een demo aan om te zien hoe de software in de praktijk werkt.
3 Verschillende aanbieders van huisstijlbeheer software
Er zijn verschillende leveranciers die oplossingen bieden voor het beheren van sjablonen en het automatiseren van huisstijlen. Hieronder vind je een aantal bekende aanbieders:
1. eformity
Richt zich op centraal sjabloonbeheer en integratie met Microsoft Word, PowerPoint, Outlook, SharePoint en Teams. Geschikt voor organisaties die zoeken naar flexibiliteit, meertaligheid en schaalbaarheid. Boek een demo met eformity om de volledige functionaliteiten te ervaren.
2. Xential
Biedt oplossingen voor documentcreatie, vaak gericht op overheidsinstanties en het opstellen van formele documenten met voorgedefinieerde sjablonen. Neem contact op met Xential om meer te weten te komen over hun oplossing voor het beheren van huisstijl.
3. Omnidocs
Focust op document automation voor grotere organisaties, met integraties in Microsoft 365 en aandacht voor governance en compliance. Bekijk Omnidocs hun oplossing voor huisstijlbeheer.
De juiste keuze hangt af van je organisatiegrootte, je technische landschap en de specifieke eisen die je stelt aan beheer, ondersteuning en gebruikersgemak.
