Dokumente automatisch formatieren? Entdecken Sie 5 unverzichtbare Tipps!
Sind Sie eine halbe Stunde mit einem Angebot beschäftigt oder dauert es viel Zeit, um Dokumente zu formatieren? Mit unseren 5 Tipps können Sie Dokumente automatisch formatieren und noch effizienter arbeiten!
Tipp 1: Verwenden Sie eine Vorlage
Warum jedes Mal das Rad neu erfinden? Verwenden Sie eine Vorlage als Ausgangspunkt für die Erstellung neuer Dokumente. Durch die Verwendung einer Vorlage setzen Sie das Corporate Design Ihres Unternehmens konsequent in Dokumenten um. Sie können eine Vorlage nach Ihren Wünschen von eformity erstellen lassen oder eine bestehende Vorlage anpassen lassen. Die Verwendung einer Vorlage ist zwar nicht dasselbe wie das automatische Formatieren von Dokumenten, aber es geht deutlich schneller! Entdecken Sie hier mehr darüber, wie Vorlagen die tägliche Produktivität steigern können!
Tipp 2: Dokumente automatisch formatieren mit Software
Lassen Sie Dokumente automatisch formatieren. Sie geben die Daten in bestimmte Felder ein, und die Informationen erscheinen dann automatisch an den richtigen Stellen im Dokument. Nie wieder Textblöcke, die verschwinden, Zeilen, die verschieben, falsche Schriftarten und unordentliche Rechtschreibfehler. Kurz gesagt, keine endlosen Anpassungen am Layout von Dokumenten. Entdecken Sie, wie eformity Ihnen dabei helfen kann!
Tipp 3: Integration mit einem CRM-System
Wahrscheinlich verwenden Sie bereits ein CRM-System, um Kundeninformationen zu speichern. Verbinden Sie dieses CRM-System mit der Software, mit der Sie Dokumente erstellen. So können Sie Kundeninformationen schnell in Dokumente importieren. Das ist praktisch, wenn Sie einen Brief, ein Angebot oder eine Rechnung senden möchten. Mit nur einem Klick können Sie den Namen des Kunden, die Adressdaten und weitere Informationen ins Dokument importieren. So müssen Sie sich nur noch auf den Inhalt des Dokuments konzentrieren und nicht auf das Layout. So können Sie das automatische Formatieren von Dokumenten realisieren.
Tipp 4: Verwenden Sie ein Dokumentenmanagement-System
Was passiert, nachdem ein Dokument erstellt wurde? Archivieren Sie es? Geht es an einen Kollegen zur Genehmigung? Oder senden Sie es an einen Kunden? Nutzen Sie eine Anbindung an ein Dokumentenmanagement-System. Es gibt Lösungen, um Dokumente und Dateien sicher zu teilen, zu verfolgen und zu analysieren, sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihrer Organisation. Zudem können Sie schnell nach Schlagwörtern innerhalb bestimmter Dokumente suchen, was Ihnen viel Zeit bei der Suche nach Dokumenten spart.
Tipp 5: Was kostet Sie am meisten Zeit?
Was kostet Ihnen am meisten Zeit? Die Antwort auf diese Frage ist für jede Person anders. Vielleicht können Sie diese Aufgaben an jemand anderen delegieren, damit Sie sich auf das konzentrieren können, worin Sie gut sind. Es kann auch sinnvoll sein, einen Kurs zu besuchen, zum Beispiel, wenn Sie schneller tippen lernen möchten oder Schwierigkeiten mit Tabellen und Formeln haben. Das Ergebnis ist, dass Sie noch effizienter Dokumente erstellen können.
Lösungen von eformity
Die Lösung von eformity kann unter anderem in Microsoft Office 365, Word, PowerPoint, Outlook und Excel verwendet werden. Möchten Sie mehr über das automatische Formatieren von Dokumenten erfahren? Entdecken Sie alle Lösungen von eformity, die Ihre täglichen Aufgaben erleichtern. Oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um alle Möglichkeiten zu besprechen.
