Angebotsvorlage mit Standardtextbausteinen

Die Erstellung eines Angebots ist oft eine zeitaufwändige Aufgabe. Die Verwendung einer Angebotsvorlage in Kombination mit Textbausteinen hilft, neue Angebote schnell, effizient und fehlerfrei zu erstellen.

Mitarbeiter verwenden oft Texte aus früheren Angeboten, um ein neues Angebot zu erstellen. Dies kostet nicht nur viel Zeit, sondern es besteht auch die Gefahr, dass Daten früherer Kunden zurückbleiben.

Mit einer Angebotsvorlage in Word, kombiniert mit einem oder mehreren Textbausteinen, lösen Sie beide Probleme auf einmal. Einerseits erstellen Sie ein neues Angebot von Grund auf, sodass keine alten Daten zurückbleiben. Andererseits nutzen Sie Standardtexte, wodurch Sie schnell fertig sind. Mit eformity.net wird es zudem ganz einfach, Standardangebotstexte an einem zentralen Ort hinzuzufügen und zu ändern.

Vorgehensweise mit der Angebotsvorlage in eformity.net

In eformity.net stellen wir eine Basis-Angebotsvorlage bereit, die alle allgemeinen Informationen enthält, die Ihr Angebot umfasst. Dazu gehören beispielsweise eine Beschreibung Ihres Unternehmens, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Preisliste. Die Vorlage wird selbstverständlich ganz in Ihrem Corporate Design erstellt. Darüber hinaus enthält die Angebotsvorlage Felder, in denen alle kundenspezifischen Informationen wie Name, Adresse, Angebotsnummer usw. eingefügt werden.

Neben der Angebotsvorlage fügen wir Standardangebotstexte ein, die spezifische Daten enthalten, die sich je nach Angebot unterscheiden. Haben Sie zum Beispiel mehrere Servicelevels? Dann erstellen wir für jedes Niveau einen eigenen Textbaustein. Oder haben Sie verschiedene Produkte? Dann bekommt jede Option ihren eigenen Textbaustein.

Angebot erstellen mit Standardangebotstexten

Nachdem das System mit der Basis-Angebotsvorlage und den Angebotstexten gefüllt ist, können Sie loslegen. Zuerst erstellen Sie das „nackte“ Angebot mithilfe der Vorlage. Sie füllen die Kundendaten aus und das Angebot wird aufgebaut. Nun suchen Sie im eformity-Seitenpanel von Word die Standardangebotstexte, die Sie einfügen möchten. Mit einem einfachen Doppelklick fügen Sie diese in Ihr Angebot ein.

Content-Dokumente – einen Schritt weiter

Möchten Sie es den Benutzern wirklich einfach machen, können Sie häufig verwendete Textbausteinkombinationen in einem sogenannten Content-Dokument zusammenstellen. Jetzt müssen Sie als Benutzer nur noch angeben, welches Angebot Sie erstellen möchten, und die entsprechenden Textbausteine werden automatisch zusammengestellt.

Vom Angebot zur Auftragsbestätigung

Möchten Sie auf Basis eines Angebots eine Auftragsbestätigung erstellen? Und möchten Sie dabei nicht alle Daten erneut eingeben? Mit eformity.net ist das möglich! Mit einem speziellen Modul werden alle variablen Daten, die Sie in Ihrem Angebot ausgefüllt haben, in Ihre Auftragsbestätigung übertragen. So sparen Sie Zeit und Ärger und vermeiden Fehler beim Abtippen von Informationen.

Kontaktieren Sie uns, um alle Möglichkeiten zu erfahren.