E-Mail-Signatur in Outlook: Transformieren Sie Ihre Kommunikation mit einer leistungsstarken Lösung
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die E-Mail-Signatur in Outlook. E-Mails haben die Art und Weise revolutioniert, wie wir miteinander kommunizieren. Günstig, direkt und jederzeit über Computer, Telefon oder Tablet zugänglich. Nicht nur für informelle Kommunikation, sondern auch für formelle Kommunikation wird E-Mail immer üblicher. Daher ist dies ein wichtiges Kommunikationsmittel geworden. Aber wie stellen Sie sicher, dass diese Form der Kommunikation effektiv unterstützt wird?
Die Nutzung von E-Mails als Kommunikationsmittel erfordert eine sorgfältige Überlegung. Wie werden Sie dies nutzen? Wird es beispielsweise eine E-Mail-Signatur für die gesamte Organisation geben oder unterschiedliche je nach Abteilung/Label? Soll es einen Unterschied zwischen externen und internen E-Mails geben, zwischen einer neuen E-Mail und einer zu beantwortenden E-Mail? Werden verschiedene Sprachen unterstützt und ist die Integration mit sozialen Medien möglich? Es gibt viele Möglichkeiten, aber es ist wichtig, zunächst zu bestimmen, wo Ihre Bedürfnisse liegen. Sobald Sie dies wissen, ist der nächste Schritt, zu entscheiden, wie Sie dies in Ihrer Organisation unterstützen wollen. Hier sind drei Optionen.
Option 1: Anweisung an Benutzer zur E-Mail-Signatur in Outlook geben
Über das Intranet oder per E-Mail können Sie leicht eine Anleitung verbreiten, wie Benutzer eine E-Mail-Signatur in Outlook erstellen und einrichten können. Der Vorteil ist, dass Sie die E-Mail-Signatur schnell und ohne Kosten verbreiten können. Allerdings gibt es viele Nachteile bei dieser Lösung.
Zunächst scheint es günstig zu sein, aber nicht alle Benutzer sind gleich geschickt im Umgang mit Computern. Daher kostet es viel Zeit, die E-Mail-Signatur in Outlook einzurichten (zum Beispiel: 10 Minuten x 2000 Benutzer = mehr als 300 Stunden). Nicht alle Benutzer sind gleich genau, fügen ihre eigene Kreativität hinzu oder vergessen, die E-Mail-Signatur einzurichten.
Diese Lösung ist dennoch nicht zu empfehlen, da Sie möglicherweise mehr Nutzen aus anderen angebotenen Lösungen ziehen können. Diese Methode bietet keine strukturelle Lösung und Sie holen nicht das Maximum aus Ihrer E-Mail-Kommunikation heraus.
Option 2: Zentralisierung über Ihren Mailserver
Es gibt verschiedene Lösungen, um Ihre E-Mail-Signatur in Outlook automatisch über Ihren Mailserver einzurichten. Wenn Sie eine E-Mail senden, wird auf dem Mailserver automatisch eine Signatur hinzugefügt, zum Beispiel mit einem Disclaimer. Diese Signatur sehen Sie nicht, aber der Empfänger der E-Mail schon. Diese Anwendung bietet umfangreiche Möglichkeiten, die Signatur je nach Abteilung/Label anzupassen, und auch komplexe Signaturen sind möglich.
Diese Lösung stellt auch sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur in Outlook auf Ihrem Tablet und Telefon unterstützt wird. Es ist keine Softwareinstallation erforderlich! Beachten Sie jedoch, dass die Benutzer das Endergebnis nicht sehen, sodass die E-Mail nicht immer korrekt sein könnte. Es kann kein Unterschied zwischen formellen und informellen E-Mails gemacht werden und es gibt keine Auswahl verschiedener Signaturen. Zudem kann kein Unterschied zwischen neuen und zu beantwortenden E-Mails gemacht werden.
Mit dieser Option können Sie Ihre E-Mail-Signatur in Outlook auf einfache und kostengünstige Weise innerhalb Ihrer Organisation verwalten. Allerdings ist diese Lösung weniger geeignet, wenn Sie Ihre E-Mail-Kommunikation umfassend unterstützen möchten, zum Beispiel mit Standard-E-Mails.
Option 3: Integration in Ihre E-Mail-Anwendung
Die dritte Möglichkeit ist eine Integration innerhalb Ihrer eigenen E-Mail-Anwendung, zum Beispiel Microsoft Outlook. Die Signaturen werden zentral definiert und automatisch innerhalb der E-Mail-Anwendung erstellt oder geändert. Damit verfügen Sie über die gleichen Funktionen wie in Option 2. Sie sehen sofort das Endergebnis, können zwischen formellen und informellen Signaturen unterscheiden und zwischen neuen oder zu beantwortenden E-Mails differenzieren. Sie können auch Standard-E-Mails verwenden. Dafür muss zusätzliche Software installiert werden.
Mit dieser Option haben Sie eine umfassende Lösung zur Verwaltung der E-Mail-Kommunikation innerhalb der Organisation. So können Sie auch Standard-E-Mail-Korrespondenz einfach hinzufügen, wodurch Benutzer effektiver arbeiten können. Zudem können Sie gezielt wichtige Ereignisse und/oder Produkte hervorheben. Auf diese Weise holen Sie das Maximum aus der E-Mail-Kommunikation heraus, und die Signatur wirkt zudem als Marketinginstrument.
Mehr erfahren?
Die E-Mail-Kommunikation kann auf verschiedene Weisen verwaltet werden. Jede Möglichkeit hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Möchten Sie mehr über unsere Dokumentenerstellungs-Möglichkeiten erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir erzählen Ihnen gerne mehr über die besten Lösungen für Ihre E-Mail-Signatur in Outlook.
