Angebotsystem: Worauf musst du achten?
Wenn mehrere Personen ein Angebot verschicken, möchtest du, dass die Angebote gleich aussehen und eventuell direkt in ein Dokumentenmanagement-System gespeichert werden. Wie funktioniert ein Angebotsystem?
Es gibt viele Angebotsysteme auf dem Markt, aber wenn man die Leute ehrlich fragt, was sie am liebsten verwenden, dann ist es meistens einfach Word oder Office 365. Wir von Eformity verstehen das.
Word hat natürlich seine Tücken, denn wie stellst du sicher, dass alle das gleiche Template verwenden? Und wo werden die Dokumente gespeichert? Auch das verstehen wir. Zum Glück können wir dir dabei helfen!
Intelligente Lösungen
Eformity bietet eine Vielzahl von Lösungen, um Systeme zu automatisieren und zu verbessern. So können wir intelligente Word-Vorlagen erstellen, die das „Menüband“ von Word mit vielen Funktionen erweitern. Angenommen, du erstellst ein Angebot in Word für einen Kunden, dann kann unser System automatisch Kundendaten aus deinem CRM-System laden und das Angebot mit den richtigen Informationen füllen. Der Vorteil ist, dass das Corporate Design und die Markenidentität gewahrt bleiben, denn jedes Angebot enthält die richtigen Farben, Schriftarten, Logos und Texte.
Fehler vermeiden
Außerdem können Anpassungen global geregelt werden. Angenommen, der Stundensatz für die Dienstleistung steigt von 70 Euro auf 75 Euro pro Stunde. Dies würdest du nicht auf Dokumentenebene anpassen, da die Gefahr besteht, dass ein Kollege den neuen Tarif vergisst und der Kunde somit günstiger wegkommt. Indem du die Informationen auf einer höheren Ebene verwaltest – über unsere Online-Software – kannst du sicherstellen, dass jeder denselben Tarif kommuniziert und dieselben Allgemeinen Geschäftsbedingungen beilegt.
Sicher speichern
Ein Angebot wird nach dem Versand irgendwo gespeichert. Wenn du es lokal speicherst, besteht die Gefahr, dass das Dokument verloren geht, falls der Computer abstürzt. Wähle daher eine sichere Cloud-Lösung. Eformity kann deine Software (Word, PowerPoint, Office 365, Outlook und Excel) mit dem Dokumentenmanagement-System verbinden. So haben die richtigen Personen Einblick in die Dokumente und können sie leicht wiederfinden.
Neugierig auf unsere anderen intelligenten Dokumentenlösungen? Kontaktiere uns! Oder ruf uns unter der Nummer 078 – 699 29 00 an. Wir helfen dir gerne mit Lösungen, um deine Dokumente einfach zu verwalten!
