Dokumentenmanagementsystem und das Verwalten von Dokumentenströmen

Ein Dokumentenmanagementsystem – oder kurz DMS – ist ein System, das verwendet wird, um Dokumente elektronisch zu speichern. Ziel ist es, mehr Ordnung und Effizienz im Dokumentenmanagement zu schaffen.

So gibt es Lösungen, um Dokumente und Dateien sicher zu teilen, zu verfolgen und zu analysieren, sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihrer Organisation. Außerdem können Sie schnell nach Stichwörtern innerhalb bestimmter Dokumente suchen, sodass Sie keine Zeit mit Suchen verlieren.

Versionskontrolle in einem Dokumentenmanagementsystem

Wenn ein Dokument regelmäßig angepasst werden muss, ist Versionskontrolle eine praktische Funktion. Damit können Sie sehen, wie oft das Dokument geändert wurde und von wem. Zudem können ältere Versionen angezeigt und wiederhergestellt werden. Sie müssen also nicht mehr verschiedene Versionen separat speichern!

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems: Routing und Archivierung

Weitere Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems sind Routing und Archivierung. Routing sorgt beispielsweise dafür, dass ein Dokument an mehrere Personen weitergeleitet wird, wobei jede Person eine Genehmigung erteilen kann. Ein Entwurf muss also zuerst von Person A genehmigt werden, bevor Person B ihn weiterleiten kann. Dies sorgt für einen effizienten Arbeitsablauf. Im Fall der Archivierung werden die Dokumente digital gespeichert. Auf diese Weise erfüllen Unternehmen, Organisationen und Behörden sofort das niederländische Archivgesetz.

Durch das Hinzufügen von Tags und Beschreibungen zu den Dokumenten, wie z.B. Autor, Dokumentname und Beschreibung, können Sie später das Dokument im Dokumentenmanagementsystem viel einfacher wiederfinden.

Eformity-Integration mit DMS

Eformity bietet eine Vielzahl von Application Programming Interfaces (APIs) an, um bestehende Systeme – wie z.B. Office 365, Word und PowerPoint – mit bekannten DMS-Systemen zu verbinden, die in den Niederlanden und Belgien verwendet werden. So können wir Ihre täglichen Aufgaben noch einfacher gestalten! Entdecken Sie, mit welchen DMS-Systemen wir eine Integration durchführen können und Ihre Dokumentenströme noch weiter optimieren können. Kontaktieren Sie uns. Wir erklären Ihnen gerne, wie wir Ihnen mit unseren Lösungen helfen können, das Beste aus Ihrem Dokumentenfluss herauszuholen!